Ottimizza la pianificazione in 5 fasi per attrarre il tuo pubblico e aumentare la clientela del tuo centro sportivo.
Organizzare un evento nel tuo centro sportivo, come ad esempio un torneo di padel, ti consente di radunare il tuo pubblico di interesse attorno ad una festa o ad un'attività di intrattenimento, con buone chances di aumentare la tua clientela. A tal fine è fondamentale, affinchè l’evento abbia successo, un’ottima attività di pianificazione.
Il processo di pianificazione di un evento sportivo può essere scomposto in cinque fasi ti aiuteranno a concentrarti su ciò che è più importante. Ecco quali sono e in che modo il gestionale Sportclubby può essere di aiuto.
#1. Parti dall’attività di analisi e progettazione
Un buon processo organizzativo parte dal formulare una visione chiara e condivisa di che cosa vuole essere l’evento, identificando da subito quali attività realizzare per consolidare nel tempo gli effetti positivi generati.
Puoi scegliere un obiettivo di business, cercando di ottenere un ritorno economico dall'evento, oppure un obiettivo strategico, con cui raggiungere una grande massa di utenti. Questa decisione sarà determinata a seconda che la tua aspirazione sia quella di comunicare una novità, avere più visibilità del marchio o ottenere una performance economica diretta dall'evento stesso.
In seguito, è necessario identificare il format della competizione. Puoi scegliere un evento a breve termine, della durata di una giornata sportiva, o una competizione a lungo termine con più eventi sportivi collegati tra loro.
#2. Definisci il coordinatore del tuo evento o assumi un esperto se necessario
Avrai bisogno di una persona responsabile delle mansioni minori, in modo tale da poterti concentrare su ciò che è veramente importante, come sponsorizzazioni, permessi e strategia di acquisizione degli utenti. Per questo, ti consigliamo di trovare un valido aiutante che ti supporti nella logistica del tuo evento sportivo.
I suoi compiti e le sue responsabilità devono essere perfettamente definiti: possono svariare dalla gestione del materiale necessario (come palline da tennis, premi, catering e trofei in un torneo di padel) al montaggio e smontaggio delle attrezzature fondamentali per l'esecuzione dell'evento, come il montaggio di teloni, impianto acustico, transenne, segnaletica e traguardo di arrivo per una corsa popolare.
In molte occasioni è possibile affidare questi compiti a una persona di fiducia legata alla tua struttura oppure ad un professionista dello sport in questione, che abbia esperienza nella pianificazione e nell'organizzazione di eventi e sappia tenere conto di quei dettagli che gli utenti richiederanno.
#3. Ricerca Sponsor e ottieni i permessi necessari
Dopo aver delegato queste mansioni, dovrai concentrarti sulla ricerca di sponsor e di enti finanziatori che renderanno redditizio il tuo evento. Inoltre, dovrai ottenere i permessi necessari per svolgere l'evento dal Consiglio Comunale o dalla struttura corrispondente, così da definire tutti i dettagli relativi agli impianti da realizzare in modo tale da poter affidare con tempestività gli incarichi alle aziende di costruzione. Per consigli utili è sempre possibile avvalersi del servizio clienti di Sportclubby, che fornisce un’assistenza continua anche per consigli relativi a questi argomenti.
#4. Pensa all'esperienza dell'utente "prima, durante e dopo" l'evento
Questo processo ti darà misura delle aspettative che avrà il tuo utente per capire quando potrai sorprenderlo con qualcosa di diverso. L’ideale è farsi aiutare da uno sportivo professionista che ti racconti come viene vissuto un evento simile dall'interno e in prima persona, e pianificare con lui tutti i passi da svolgere. Sarà essenziale soddisfare le aspettative dei giocatori in quei punti critici dell’evento. Rifletti ad esempio sull’offrire loro la possibilità di registrare e rivedere le partite in modo da trovare spunti di miglioramento per quelle successive: con Sportcam, lo strumento di ripresa di Sportclubby, le partite possono essere riprese per ottenere una videoregistrazione da pubblicare o conservare. Attenzione anche al capitolo relativo agli spettatori. Permettere ad amici e parenti dei giocatori di poter vedere le partite anche da remoto può avere un valore aggiunto in più e per questo il servizio Livestreaming dei tornei su Facebook e Youtube offerto da Sportclubby rappresenta un’arma in più.
#5. Definisci la tua strategia di reclutamento
Occorre sapere perfettamente tramite quali canali comunicherai ai tuoi potenziali clienti che avrà luogo il tuo evento sportivo… Ed è proprio in quest’ambito che puoi sfruttare maggiormente tutto il potenziale di Sportclubby. Pubblicando annunci visibili sulla app, potrai sfruttare il passaparola dei follower e fidelizzare la tua clientela comunicando nuove iniziative; far conoscere agli sportivi della tua zona eventi e promozioni del tuo centro sportivo; riempire le sale o i campi con l’opzione “Invita Amici” e le condivisioni sui Social.
